Reizen zorgt voor extra voorbereidingen

Ook al wordt er momenteel door de overheid benadrukt om terughoudend te zijn in het reizen naar het buitenland, soms is het echt noodzakelijk en is er geen keus. Dat zorgt bij u voor extra voorbereidingen vanwege COVID-19. Maar ook als u uw zakenreizigers nog thuis laat, dient u alvast na te denken over hoe u het zakelijk reizen straks gaat inrichten.

Zorgplicht

Veiligheid en zekerheid van uw medewerkers of zakenreizigers waren al een belangrijk punt, maar dat wordt door COVID-19 nog maar eens extra benadrukt. Hoewel uw Duty of Care waarschijnlijk goed op orde was, moet deze nu wellicht verder worden afgestemd op de nieuwe situatie of verdient deze een update. Zorg dat u gereed bent en alle voorbereidingen heeft getroffen om uw zakenreizigers veilig naar het buitenland te laten gaan. Om te voldoen aan uw zorgplicht kunt u nadenken over de volgende zaken:

• Het beschrijven van criteria wanneer een reis noodzakelijk is en waar de zakenreiziger aan moet voldoen om naar het buitenland te kunnen. Zijn er bijvoorbeeld risicogroepen die moeten worden uitgesloten voor hun eigen bestwil?
• De criteria waar een bestemming aan moet voldoen, zodat uw zakenreizigers veilig in het buitenland kunnen verblijven.
• De informatievoorziening over de reizende medewerkers. Heeft u een compleet overzicht als zij in het buitenland zijn, met vluchtgegevens, hotelgegevens en eventueel autohuur?
• De bereikbaarheid van uw zakenreizigers in het buitenland, ook in gebieden waar de internetverbinding slecht is.
• Zakenreiziger kunnen een geldige PCR-test nodig hebben om in het inreizende land te komen. Dit kan bijvoorbeeld via KLM Health Services. Bepaal van te voren of zij deze kosten bij u kunnen declareren of dat u de test faciliteert.
• Persoonlijke beschermingsmiddelen of hygiënemiddelen. Stelt u deze als bedrijf ter beschikking, zoals mondkapjes en handgel?
• De procedure als de zakenreiziger vermoedt dat hij ziek is geworden tijdens de reis.
• Zorgen dat eventuele medische hulp weet wie uw reiziger is en met wie ze contact kunnen opnemen als hij ineens niet meer goed aanspreekbaar is.
• Toegang tot de tracking tool waarmee snel inzichtelijk is waar uw medewerkers zich bevinden. Wie heeft er binnen uw bedrijf toegang tot de tracking tool? Voorziet dit in een mogelijkheid tot 24×7 monitoring? Is dit up-to-date of moeten er meer/andere mensen toegang krijgen?
• Uw calamiteitencontactpersoon. Is deze bekend bij VCK Travel en up-to-date? Zo kunnen wij uw bedrijf altijd bereiken in het geval van nood of calamiteiten.

Noodzakelijk reizen

Reizen naar het buitenland die echt noodzakelijk zijn, zijn mogelijk en wij helpen u graag met deze soms ingewikkelde boekingen. Er dient rekening te worden gehouden dat reizen anders is geworden door alle reisrestricties en de coronamaatregelen van de te bezoeken bestemming. Zorg voor een goede informatievoorziening aan uw zakenreizigers, zodat zij goed voorbereid zijn.

• VCK Travel biedt een overzichtelijke COVID-19 kaart aan met de reisrestricties en maatregelen per land.
• Op www.nederlandwereldwijd.nl staan alle reisadviezen vanuit de overheid, inclusief de laatste wijzigingen.

Contact

Wilt u uw Duty of Care toetsen waarbij u extra let op de gezondheid van uw zakenreizigers? Neem dan contact op met onze afdeling Account Management. Wilt u meer informatie ontvangen hoe u om moet gaan met COVID-19 tijdens het reizen, vraag dan onze white paper aan. Wilt u persoonlijk advies over een noodzakelijke boeking? Neem dan contact op met onze Travel Consultants. Wij zijn er 24×7 voor u, om u hierbij te helpen en deze zakelijke reizen voor u te boeken.