De kracht van een procesanalyse

De doorstart om vervolgens meer kosteneffectieve veranderingen binnen de eigen organisatie aan te pakken verloopt vaak stroef. Er zijn geen standaard oplossingen voor haperende processen. Elk bedrijf heeft zijn eigen unieke doelstellingen voor niet optimaal presterende processen. Dat kunnen zijn: efficiënter werken, besparen van kosten, anders inrichten van betalingen, versnelling van het autorisatietraject en betalingstromen, enzovoort.

De analyse

Bij een procesanalyse gaan wij samen met u op zoek naar die factoren die bepalend zijn om het betreffende proces optimaal te laten verlopen. VCK Travel zoekt onvermoeibaar en los van bestaande organisatie- en rapportagestructuren naar de oorzaken van de knelpunten waar u tegenaan loopt. Daarvoor wordt contact opgenomen met iedereen – de secretaresse, de directie, de financiële afdeling – die bij het reisproces betrokken is.

Schijntransparantie

Bij het doormeten van uw zakenreisbudget letten wij onder andere op de hoogte van de transactie fee die u bij uw huidige agent betaalt, de gemiddelde waarde van uw vliegtickets, het totale reisvolume en alle bijkomende kosten die voor, tijdens en na een zakenreis gemaakt worden. Ook de mate van transparantie wordt door ons onder de loep genomen. In het proces dat uiteindelijk in een reis resulteert, zitten in veel gevallen beloningen voor een reisagent verborgen. Denk aan upfront commissies, backhand override commissies of segmentcommissies die reisagenten van luchtvaartmaatschapijen en andere leveranciers krijgen voor het maken van uw boekingen. VCK Travel kiest voor een benadering waarbij we alles laten zien wat we ontvangen. Alleen op die manier valt er met u op eerlijke manier te onderhandelen over de te maken afspraken.

Eyeopener

Dit is voor veel bedrijven een andere invalshoek dan zij van de meeste zakenreisbureaus gewend zijn, maar blijkt voor veel organisaties (zowel MKB als grotere partijen) een ‘eyeopener’ te zijn. Met een strak georganiseerd proces garanderen wij u dat u tot 20 a 35 procent op uw totale zakenreisbudget kunt besparen.

Case

Van een Nederlands bedrijf dat opereert binnen de zakelijke dienstverlening kreeg VCK Travel het verzoek tot procesoptimalisatie met als doelstelling een efficiëntere werkwijze en een besparing van 10% op het totale reiskostenbudget. Om samen met de klant te kunnen bepalen wat de gewenste oplossingsroute moet worden, hebben wij gesproken over de wijze waarop in de huidige situatie de reisaanvragen worden verwerkt. Ook zijn wij ingegaan op de samenstelling van het reispakket van het bedrijf. Hieruit is een schatting gemaakt dat in 2009 een bedrag van ongeveer € 300.000,- is uitgegeven aan vliegkosten, hotel- en autohuurreserveringen. Hierbij moet worden aangetekend dat dit slechts een inschatting is, aangezien het binnen het huidige boekingsbeleid totaal aan inzicht en controle in de reiskosten ontbreekt. Er is geen reisbeleid opgesteld en boekingen worden versnipperd via verschillende kanalen gemaakt door de reizigers zelf. Globaal gaan wij uit van een totaal aantal reisaanvragen van tenminste 300 per jaar, corresponderend met een volume van bij benadering € 300.000,-.

Heldere en concrete doelstellingen

Uitgangspunten:

• Van een reisagent wordt verwacht dat hij werkzaamheden overneemt en een pro-actieve houding aanneemt. Een reisagent dient tijd te besparen, mee te denken bij het zoeken naar reisoplossingen en een professionele werkwijze te hebben.
• Prijs is een belangrijk element in de samenwerking met de reisagent. De reisagent dient te wijzen op alle gunstige reismogelijkheden. In de huidige situatie bestaat niet in alle gevallen zekerheid dat ook daadwerkelijk tegen de gunstigste tarieven is geboekt. Dit gevoel moet voorkomen worden.
• Wijzigingen van reserveringen komen gezien de aard van de reizen met grote regelmaat voor. Van de reisagent wordt een flexibele houding vereist op dit punt.
• Het is wenselijk dat alle medewerkers die zakelijk reizen, zelf geautoriseerd blijven hun eigen boekingen te kunnen maken en beheren, met als doel dat het persoonlijke karakter gewaarborgd zal blijven.

Vervolgens, zullen een aantal concrete en meetbare doelstellingen worden opgesteld. Bovendien zal de huidige situatie worden geanalyseerd en zal een operationeel voorstel worden gemaakt, die huidige processen efficiënter zal doen laten verlopen.

Hebben wij uw interesse gewekt? Neem contact met ons op via 020-6800 802 (Michael van der Woude).