Meetbare besparingen door lage operationele kosten

Optimale kostenbesparing en maximale controle

Situatie » Bedrijf X beschikte over een full service implant die alle zakelijke reizen voor haar medewerkers boekte en afhandelde. Medewerkers profiteerden hierdoor van een maximale service van een "eigen" reisbureau. De wens van de klant was het realiseren van een aanzienlijke kostenreductie door het efficiënter inrichten van interne boekingsprocessen. Daarnaast werd een reductie van reiskosten beoogd door de directe reiskosten aanzienlijk terug te dringen.

Verdeling reiskosten Voorafgaand aan de werkzaamheden die VCK Travel verrichte werd een analyse gemaakt van de situatie op dat moment. Hierbij werd gekeken naar de meest elementaire kostenposten, te weten de kosten voor vliegtickets, kosten voor hotelovernachtingen en autohuur, alsmede de kosten welke aan de reisagent werden betaald.

Opvallend in de cijfers die werden overlegd was de verhouding tussen het volume van de vliegtickets in relatie tot de overige uitgaven. Op basis van het AT Kearney onderzoek mag worden aangenomen dat de kosten voor vliegtickets ongeveer de helft bedragen van de totale Travel & Expense Costs. Dit bleek in dit specifieke geval zelfs 75% te zijn. Daarnaast bleek dat de gemiddelde reiskosten enigszins naar boven afweken ten opzichte van de gemiddelde prijs voor een vliegticket.

Onze doelstelling was om beter inzicht te verkrijgen in de totale opbouw van reiskosten. Daarnaast werd gestreefd naar een betere controle op naleving van het huidige opgestelde reisbeleid en diende een controlemechanisme ingesteld te worden waarmee afwijkingen op het gevoerde beleid geregistreerd zouden worden, zodat onnodige kosten voortaan zijn uitgesloten.

Ons voorstel

Wij adviseerden het "eigen reisbureau" te vervangen door een full service samenwerkingsvorm en daarnaast gebruik te maken van AirGo, de corporate selfbooking tool van VCK Travel.

Het Full Service concept stelt zeker dat men in alle gevallen terug kan vallen op de persoonlijke aandacht en kennisniveau van VCK Travel, zoals men gewend was van het ‘oude’ eigen reisbureau. Hierdoor wordt voortaan bij ingewikkelde reisroutes optimaal gebruik gemaakt van de expertise van eigen contactpersonen en een aanzienlijk veel tijd bespaard.

Naast Full Service werd de selfbooking tool geïmplementeerd. Medewerkers van bedrijf X hebben hiermee per reis de keuze tussen het volledig uit handen geven van een boekingsverzoek of het zelf verwerken van een boeking in een gecontroleerde online omgeving.

Daarnaast adviseerden wij om het bestaande reisbeleid beter vorm te geven zodat naleving makkelijker kan worden afgedwongen voor medewerkers die zakelijk moeten reizen.

De uiteindelijke keuze van de klant werd een combinatie van Full Service "op afstand" door een vast contactteam vanuit VCK Travel en Self Service door implementatie van de online booking tool.

Implementatie

Gedurende een pilotfase van twee maanden, werd intensief gemonitord in hoeverre de travel bookers reageerden op de nieuwe werkwijze. Tijdens de testfase werden de afgesproken contracttarieven voor zowel hotel als luchtvaart in AirGo geïntegreerd. Na de testfase werd onder de frequente boekers een evaluatiesessie georganiseerd. Op basis van de evaluatie werd het samenwerkingsvoorstel geaccepteerd.

Gerealiseerde voordelen

• Binnen een periode van vijf maanden werd een online adoptiegraad gerealiseerd van 80%. Van iedere vijf geboekte tickets worden er vier volledig online geboekt.
• Een gemiddelde besparing van 36% werd gerealiseerd op kosten van vliegtickets in vergelijking met de gemiddelde ticketwaarde in het voorgaande jaar. In euro’s levert dit een kostenvoordeel van € 168.000,- op.
• Door de implementatie van AirGo werden directe kostenvoordelen gerealiseerd in vergelijking met de transactiefees welke voorheen werden betaald toen nog werd samengewerkt op basis van een “eigen” inhouse reisbureau. De jaarlijkse besparing bedraagt tenminste € 16.750,- hetgeen resulteert in een besparing op de transactie fees van 65%.

Mooi meegenomen

• Dankzij de management rapportages is een beter inzicht verkregen in de opbouw van reiskosten. Hiermee kunnen betere onderhandelingsresultaten worden gerealiseerd bij de inkoop van hotelcontracten en vliegtarieven.
• Via Airgo Corporate Pricing worden, naast de ingekochte corporate hotel afspraken, tevens ad hoc aanbiedingen van hotelketens vergeleken. Hiermee wordt zeker gesteld dat in alle gevallen voor het gunstigste tarief kan worden geboekt, ook indien een ad hoc aanbieding een voordeel oplevert in vergelijking met een corporate hotel deal.
• Door de implementatie van een online boekingsmodule is een efficiencyvoordeel gerealiseerd op de tijd die benodigd is voor het boeken van een reis.

VCK Travel heeft een mix van oplossingen ingezet op het gebied van travel management, waaronder boekingssystemen en reisbeleid controle systemen. De implementatie van deze systemen verhoogde de interne efficiency en leidde tot meer controle en als gevolg hiervan een hogere reductie op de totale reiskosten.

Copyright

Niets uit deze uitgave mag zonder schriftelijke en voorafgaande toestemming van VCK Travel worden gebruikt of gekopieerd, anders dan het downloaden, lezen, raadplegen, bekijken en/of het printen van een enkele hardcopy ten behoeve van persoonlijk, niet bedrijfsmatig gebruik.